Gemeinde Reilingen

Gemeindeverwaltung geht beim Rechnungsworkflow neue Wege
 
Niemand wird verleugnen, dass sich unsere Gesellschaft in Richtung einer digitalen Zukunft bewegt. Digitalisierung prägt und verändert unseren Alltag und unser Arbeitsleben. Auch bei der Gemeindeverwaltung hat dieser Prozess längst eingesetzt, werden sukzessive die Arbeitsabläufe optimiert und zugleich die Effizienz der Dienstleistungen erhöht. Ein bedeutender Reformschritt ist unlängst der Kämmerei im Rathaus gelungen. Seit Anfang März ist es möglich, die komplette Abfolge zur Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen digitalisiert zu verarbeiten. Alle Belege durchlaufen das System Rechnungseingangsworkflow (RWE) von SAP und können am PC geprüft, freigegeben und bezahlt werden.
Für Kämmerer Christian Bickle und Projektleiterin Jenny Forsch ein enormer Fortschritt, der den Umgang mit Kostennoten revolutioniere und enorme Vorteile verschafft. Sei es auf der finanziellen Seite, wo Kosten für Papier, Druck, Farbe, Archivierung und Porto eingespart werden können. Oder aber bei der Zeitersparnis, denn der Postweg im Hause entfalle und die Rechnungen könnten viel schneller bearbeitet werden. „Mit der Digitalisierung wird es möglich, dass die eingehenden Rechnungen teilweise schon binnen eines Tages ab Erfassung im System zur Auszahlung angewiesen werden können“, unterstreicht Jenny Forsch den großen Nutzen. Zuvor habe der Prozess ab Posteingang, über Prüfung, Anweisung und Mittelfreigabe durchaus mehrere Tage bis Wochen beansprucht. Mit der sofortigen Archivierung im System hätten schließlich auch alle Sachbearbeiter sämtliche Rechnungsbelege unmittelbar im Blick. 
 
Akribische Vorbereitung sichert den Erfolg
 
„Das Feedback im Haus ist überaus gut“, freut sich Christian Bickle über die erfolgreiche Programmeinführung. Das sei einer akribischen, mehrmonatigen Vorbereitung des Kämmereiteams zu verdanken, wozu auch die für das Validieren verantwortliche Heike Hornig und Kassenleiterin Evi Herdle einen wesentlichen Beitrag leisteten.  
In einer vorausgehenden Pilotphase war das Bauamt schon Mitte Februar eingebunden. So konnten alle Arbeitsschritte getestet werden, Rechnungen freigegeben optional abgelehnt, oder aber Mails aus dem REW direkt an die Sachbearbeiter zum Prüfen der Rechnungen gesendet werden. Nachdem alle Mitarbeiter/innen geschult waren, konnte am 09. März die gesamte Verwaltung produktiv geschaltet werden. Die Außenstellen sollen demnächst noch folgen.
Schon im Oktober vergangenen Jahres waren alle mit der Gemeinde in Kontakt stehenden Unternehmen dazu aufgefordert worden, künftig die Rechnungen per Mail an rechnung(@)reilingen.de zu senden. Bis auf weiteres könnten optional die Rechnungen noch auf Papier eingereicht werden, erklärt Bickle. Die Papierbelege würden jedoch eingescannt und so dem Digitalisierungsprozess zugeführt. „Unser Ziel ist es, irgendwann ausschließlich digitale Rechnungsbelege zu erhalten“. (jd)
 
Foto: Gemeinde